Tugas Anapesis 2

Tahapan Membangun Sistem Informasi Dari Sudut Pandang Seorang Analis.

Studi kali ini menyangkut tentang Tahapan Membangun Sistem Informasi yang baik, jika dipandang dari sudut pandang seorang analis system atau bagaimana cara seorang seorang analis system dalam tahapan membangun system informasi tersebut.

Sebelum memulai dalam tahapan membangun system, yang perlu dimiliki oleh seorang system analis adalah pengetahuan tentang system informasi, seberapa dalam pengetahuan tersebut dapat dikembangkan. Pengetahuan-pengetahuan tersebut tak terlepas dari fakta-fakta yang terjadi dilapangan.

Maka sebelumya akan di review terlebih dahulu pokok bahasan seperti berikut :

Pengertian : Sistem Informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

System Informasi juga memiliki komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain dengan suatu kontrol dari sebuah manajemen system. Seperti sebuah organisasi yang memiliki divisi-divisi maupun suatu instansi dengan departemen-departemen yang dimilikinya.

Seperti biasa menyangkut tentang pembangunan sebuah system Informasi, tahapan yang perlu dilakukan adalah :

1.      Persiapan/Perencanaan

2.      Analisis Sistem

3.      Desain Sistem

4.      Testing

5.      Implementasi

6.      Maintenace and Support System

Berdasarkan 6 point diatas, akan dijelaskan satu per satu. Namun pada kasus ini lebih ditekankan pada sudut pandang seorang Analis Sistem, untuk membangun Sistem Informasi tersebut.

Untuk contoh dari Sistem Informasi yang akan dibangun adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang produksi Handpone / Mobile Seluler.

Missal :

Nama perusahaan : PT. XPEC

Bidang : Produsen Handpone

Merk : XPEC

Analis : Antimus

Mari kita bahas satu persatu Tahapan Pembangunan Sistem Informasi Bisnis ini :

Tahapan-tahapan membangun Sistem Informasi :

1.     Persiapan/Perencanaan

-          SDMnya bagaimana?

Sumber Daya Manusia dalam artian bahwa kebutuhan akan pentingnya aktor dalam merencanakan, merancang, menganalisa dan membuat suatu system.

Jika dilihat dari sudut pandangnya produknya : Sebuah gadget, jika ingin bersaing maka diperlukan perancangan yang optimal, mulai dari desainnya, kinerjanya, fitur-fitur inputannya serta flexibilitasnya.

Jika dilihat pada sudut pandang system informasinya : perlu adanya analis yang mampu memprediksi, perkembangan produknya dalam kurun waktu tertentu, dan managemen yang mampu mengatur segala aktifitas yang dilakukan oleh struktur-struktur dibawahnya.

Maka dibutuhkan orang-orang yang mumpuni dibidangnya masing-masing, seperti desain gadget, programmer, mekanik hardware.

-          Partner

Menyambung yang sebelumnya, dibutuhkan adanya parter untuk kelancaran produksi barang pada perangkat keras. Misalnya untuk Handpone, yang diperlukan adalah perangkat keras seperti Chip Memory, Machine Structure, Serta bahan-bahan pendukung lainnya.

Hal tersebut semua disuplai dari adanya supplier yang memproduksi bahan-bahan baku yang diperlukan untuk membuat handpone.

Disamping itu, perlu adanya dukungan dari pihak-pihak yang telah berpengalaman dalam bidang perancangan teknologi. Seperti Konsultan IT, Konsultan Hukum, Advokasi/Pengacara, jika dalam hal financial bisa menjalin kerjasama dengan pihak Bank, dll.

-          Perangkat apa saja yang dibutuhkan?

Mengenai suatu perangkat dalam hal untuk pembangunan suatu system diperlukan sebagai teknologi yang akan digunakan untuk mendukung system informasi nantinya, dan perangkat-perangkat ini akan menjadi fasilitas/ asset dari system yang akan di create.

Contoh dari perangkat system informasi adalah perangkat teknologi komputer : hardware   :   PC, Komputer Server, Router, LAN, dsb.

Software : Menyesuakan dengan perangkat Komputer, user/admin yang akan mengelolanya dan sebagainya.

Semua perangkat menyesuaikan kebutuhan proses produksi, dan akan di suplai dari produsen/Supplier sebagai parter.

Gambar diatas adalah mengenai Hubungan antara media parter , SDM dan Perangkat yang digunakan.

Media Parter mencakup hal-hal seperti Finansial (Modal dan Keuangan, biasa parternya adalah BANK), Supplier sudah jelas adalah penyuplai bahan baku produksi, misalkan label AT/&T sebagai supplai casing, Konsultan missal konsultan Hukum, agar dapat menyesuaikan aturan-aturan pemerintah, dalam rule UUD.

Partner dan Depelovement saling berkomunikasi timbale balik (feedback) agar mendapat suatu tatanan kerja yang sesuai sehingga sagala kebutuhan perangkat dapat digunakan dan memiliki daya guna,manfaat, benefit , efisiensi dsb.

2.     Analisis Sistem

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Misalnya kita dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, kita harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :

Menentukan lingkup sistem

Mengumpulkan fakta

Menganalisis fakta

Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Maka berdasarkan dari Tugas utama tersebut diatas, dibentuklah tahapan-tahapan untuk membangun system informasi meliputi :

 1.      Menentukan Lingkup Sistem

Lingkup Sistem menaungi seluruh Komponen, Hubungan, dan Kegiatan-kegiatan yang terjadi didalam sebuah system. Penentuan lingkup system ini berdasarkan pada kebutuhan system akan faktor-faktor penunjang yang dapat memberikan kontribusi kedalam system yang akan dibangun

Berikut adalah Lingkup sederhananya dalam DFD :

 Dari diagram tersebut, terdapat sebuah proses dimana, dalam Sistem Informasi perusahaan, memiliki Parter yang juga turut berpartisipasi dalam proses pembangunan system Informasi, dan kegiatan yang dilakukan perusahaan adalah produksi, promosi yang dilakukan oleh seluruh karyawan serta proses jual dan beli terjalin dengan adanya Konsumen atau Pelanggan. Semua hasi akan ada laporannya ke pihak manajemen perusahaan.

 

2.      Mengumpulkan Fakta

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

Berbagai fakta dapat dikumpulkan dari faktor Eksternal maupun Internal.

-          Faktor Eksternal meliputi :

-                Pengaruh Ekonomi Global

-                Kemajuan Teknologi Masa Kini

-                Instansi Pemerintah

-                Aspek lain seperti Sosial,Budaya, Politik dsb.

-          Faktor Internal Meliputi :

-                Finansial Perusahaan

-                Kebutuhan perusahaan

-                Asset perusahaan

3.      Menganalisis Fakta

Fakta-fakta yang sudah dikumpulkan akan dianalisis mengenai Hubungan dari masing-masing subfaktor, apakah dapat berpengaruh satu sama lain? Bagaimana pengaruhnya dalam jangka waktu tertentu? Dan apa saja yang harus dilakukan untuk mencari solusi?

4.      Mengkomunikasikan Temuan-temuan menjadi Laporan Analisis Sistem

Hasil dari analisis fakta kemudian akan dikomunikasikan kepada pihat-pihak yang terkait dengan pengambilan keputusan pada system perusahaan.

Gambar diatas merupakan alur mulai dari Pengumpulan Fakta Hingga Berawalnya tahap desain system.

Fakta dikumpulkan menyangkut aspek :

-          Government : Menyesuaikan Aturan-aturan UUD yang ditetapkan oleh pemerintah, seperti Ijin produksi, Ketentuan Harga Jual Barang Produksi, perpajakan dsb.

-          Ekonomi Global : Melihat pesaing yang ada agar dapat bertahan dengan produk baru yang dicetak.

-          Financial Perusahaan : mengenai seberapa kuat perusahaan memiliki modal untuk memproduksi barang dengan melihat Quality and Qualntity.

-          Kemajuan Teknologi : Menyesuaikan trend teknologi masa kini, kebuthan konsumen dengan Fitur-fitur canggih.

      Kemudian Fakta-fakta tersebut dianalisis dan menghasilkan Berbagai Dta,Informasi,temuan-temuan, materi dan sebagainya yang selanjutnya akan didiskusikan kembali dengan Petinggi-petinggi perusahaan seperti Komisaris, CEO,Manajemen,Departemen/Divisi yang terkait. Yang diaman hasil diskusi tersebut berupa keputusan Petinggi Perusahaan untuk menjalankan Program Selanjutnya agar Sistem Informasi dapat terbentuk.

Maka teruslah dengan kegiatan Desain Sistem Informasi setelah kemungkinan-kemungkinan positif dan negative dari hasil analisis telah didapatkan.

3.     Desain Sistem

Desain Sistem dilakukan oleh Desainer Sistem dan Programmer.

Dalam hal ini Analis Sistem hanya mengontrol hubungan dari Proses,Entitas,realsi yang di buat oleh system desain dan programmer.

Konsep Dari Arsitektur Perusahaan

4.     Testing

Dari hasil desain system Arsitektur Perusahaan diatas, maka dilakukan tahapan testing seperti :

-          Bagaimana system tersebut dapat berjalan (cara kerja sistem)?

-          Apakah system tersebut berjalan optimal?

-          Apa kendala yang terdapat disistem itu?

5.     Implementasi

Setelah Testing selesai, maka kemungkinan terdapat Error dan selanjutnya akan diperbaiki dimana letak errornya dan selanutnya testing kembali, setelah mencapai tahapan Finsih Test, maka system tersebut di terapkan.

Contoh Error : Software yang terbentuk tidak sepenuhnya mampu mengkonfigurasi data yang masuk dari system database, sehingga proses Pengiriman data dari satu departemen ke departemen lain akan terganggu.

Contoh Solusi : Analis mendiskripsikan kembali kebutuhan tiap departemen dalam komunikasi/sharing data, kemudian melihat Sistem Database seperti apa dan kemudian membuat rancangan yang menyesuaikan kebutuhan selanjutnya perbaikan software akan diserahkan kepada programmer sesuai dengan apa yang ditunjukan.

6.     Maintenace and Support System

Sistem yang telah berjalan memerlukan perawatan agar Setiap kegiatan dapat berjalan lancer.

Missal : Perawatan Server agar tidak Down, Antisipasi Mallware,Virus,Hacking dengan Komputer Security.

Berikut adalah Gambaran 6 Tahapan Pembangunan Sistem Informasi tersebut :

Penjelasan :

Manajer Proyek melakukan tahapan Perencanaan, Materi, dan segala keperluan untuk membangun system. (point 1)

Sistem Analis oleh seorang analis melakukan kegiatannya. (point 2)

Setelah selesai proses analisis maka lanjut pada tahap desain program dan pemodelan system.(point 3)

Testing system informasi dilakukan oleh system design dan programmer sebagai developmentnya serta membuat User Guide agar Perusahaan dapat mengerti Alur system atau pengoperasian system / pengoperasian program pada tahapan Implementasinya.

Penerapan system selalu dikontrol dengan Perawatan Sistem oleh bagian IT Secutirynya, Sistem Pendukungnya serta garansi dari Development yang semua dibawah Kontrol Perusahaan untuk Menjalan misi serta mencapai visi perusahaan.

Jika dala proses bisnis akan ada hubungan Timbal Balik dari Visi dan Misi dengan Implementasi system seperti Relevansinya, Kapasitas, Efisiensi, Dateline Pekerjaan, Aksesiblitasnya, Fleksibelitas, Akurasi, Realitas, Security, ekonomi dan Simpel atau tidaknya system tersebut.

JADWAL PENGERJAAN PEMBANGUNAN SISTEM

Aktor	Task	Task Detail	Time Scheduler
1.   Project Manager	Perencanaan	-         Proposal -         Mempersiapkan & Membuat Kontrak kerjasama -         Mempersiapkan bahan/materi/keperluan -         Menentukan anggota proyek	1 minggu 1 minggu 3 minggu 1 minggu
2.   Analyst	-        Menganalisa Proses Bisnis -        Menganalisa Sistem Informasi Perusahaan.	-         Menentukan lingkup system -         Mengumpulkan fakta -          Menganalisis fakta -          Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis system.	1 minggu 3 minggu 2 minggu 2 minggu
3.   System Design and Programmer	-        Mendesain Rancangan Arsitektur Perusahaan dan Arsitektur IT.	-         Pemodelan -         Perakitan -         Kodingan -         Pengaturan Jaringan -         Debuging	1 minggu 2 minggu 3 minggu 1 minggu 1 minggu
4.   Development, Analyst, System Design, Programmer	-        Testing	-         Running Program -         Analisis -         Perbaikan	1 minggu 1 minggu 2 minggu
5.   Company	-        Implementasi	-         Menerapkan Sistem Informasi	Setelah selesai Proyek
6.   Company, Development Warranty	-        Maintenance	-         Pemeliharaan -         Pengawasan	Setelah selesai proyek

Berdasarkan kegiatan diatas, maka dibuatlah rundown kerjanya sebagai berikut.

Statistik Schedule

Pekerjaan		BULAN
		I				II				II				IV				V
		MINGGU
		1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
PM	Proposal
	Kontrak
	Materi
	Anggota
Analyst	Lingkup
	Data Fakta
	Analsia Fakta
	Diskusi
Design	Pemodelan
	Perakitan
	Kodingan
	Jaringan
	Debugging
Testing	Run
	Analisis
	Perbaikan
Implementasi
Maintenance

Keterangan :

Pengerjaan suatu pekerjaan dapat dikerjakan pada waktu yang bersamaan namun memiliki dateline yang berbeda contoh : antara proses perakitan dan kodingan dapat dikerjakan bersama (tergantung dari jumlah anggota development) tapi dengan jadwal yang berbeda.

Tanda panah artinya system sudah bisa dijalankan sampai batas waktu yang tidak diketahui, itu tergantung dari kebijakan perusahaan mengelola sistemnya seperti apa.